Digitalisation de la fonction RH : comment le portage salarial peut être votre allié ?

Digitalisation de la fonction RH, de quoi parle-t-on ?

Le digital, déjà de plus en plus présent dans les ressources humaines, devient indispensable pour faire face aux grands changements du monde du travail. L’un de ces changements naît des envies des salariés. À la sortie de la pandémie de Covid-19, nombre de travailleurs expriment leur désir d’un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. En parallèle, la nouvelle génération qui arrive sur le marché du travail se préoccupe davantage de l’engagement RSE de son employeur. Dans ce contexte, le recrutement se complexifie pour devenir une guerre des talents. Par ailleurs, le télétravail et le flex office (où les bureaux ne sont pas attitrés) font peu à peu leur place dans les pratiques des entreprises.

La digitalisation de la fonction RH vient répondre à ces nouveaux enjeux en améliorant la qualité de vie au travail, en facilitant la mise en place de nouveaux modes de travail et en réduisant l’impact environnemental de l’entreprise.

La digitalisation des RH se matérialise par la mise en place d’un SIRH, un système d’information des ressources humaines. Ce système permet de centraliser les données relatives aux salariés, d’automatiser le remplissage de documents administratifs, de dématérialiser les fiches de paie, de gérer les demandes de congés, les plannings et les compétences. Un SIRH peut rassembler un grand nombre de fonctionnalités, l’entreprise choisit celles qu’elle souhaite utiliser.

Quels sont les bénéfices de la digitalisation RH pour l’entreprise ?

La digitalisation de la fonction RH est une réelle opportunité pour les entreprises :

• Le recrutement est facilité par l’intelligence artificielle, capable de trier les CV selon des critères définis.

• L’automatisation de certaines tâches permet de réduire la charge administrative pour l’équipe RH comme pour les salariés qui doivent adresser des demandes.

• La dématérialisation des fiches de paie, des démarches de demandes de congés et d’autres documents améliore la lisibilité pour les salariés qui retrouvent tous les documents au même endroit.

• Le parcours de formation des salariés est mieux géré grâce aux outils de suivi.

• Le taux d’erreurs humaines liés à la saisie ou aux oublis est réduit.

• L’existence du SIRH donne une image moderne de l’entreprise, ce qui joue en faveur de sa marque employeur.

• La transparence découlant de la mise en ligne des informations destinées aux salariés contribue à la rétention des talents dans l’entreprise.

• La diminution des documents papiers rentre dans la politique RSE de l’entreprise.

La digitalisation doit aussi permettre au service ressources humaines de dégager du temps pour le volet relationnel de sa fonction. En effet, la transformation numérique vise un gain d’efficacité, mais l’intervention humaine reste indispensable, par exemple pour répondre à une demande d'absence imprévue. Montrer un visage humain, de l’ouverture et de l’écoute, tant de la part des RH qu’en adoptant un management bienveillant, favorise une bonne qualité de vie au travail.

L’aspect relationnel, facilité par le SIRH, est aussi une composante clé du domaine de la GPEC et de l’entretien professionnel. Les outils numériques facilitent la collecte et le traitement des données relatives aux employés pour aider le responsable RH à mieux préparer ces moments d’échanges, sans pouvoir le remplacer.

Quels défis les entreprises doivent relever pour digitaliser leur fonction RH ?

L’un des défis à relever est celui de la résistance au changement. La digitalisation des RH n’est pas nouvelle, elle a commencé par l’obligation des déclarations en ligne. Malgré tout, les résistances perdurent dans les entreprises. Certains collaborateurs des ressources humaines, qui vivent un véritable bouleversement dans leurs pratiques, sentent leur activité menacée. Ils ont choisi leur métier pour son aspect humain et perçoivent la transformation des RH comme un tournant vers un métier où ils ne feraient que de la saisie.

La digitalisation ne doit pas se faire au dépend des relations humaines. La qualité des relations humaines au sein de l’entreprise joue un rôle clé pour fidéliser et retenir les talents dans un monde du travail où les relations personnelles sont largement dématérialisées. Certains points du projet SIRH doivent être traités avec attention. Recourir à des outils numériques peut donner une sensation de déshumanisation aux salariés, en particulier lorsque ce sont les ressources humaines qui sont concernées. La mise en place d’indicateurs sur les performances des collaborateurs peut aussi générer une impression de surveillance et de contrôle excessifs.

Enfin, se digitaliser implique de bien connaître et comprendre non seulement le métier, mais aussi les systèmes numériques. Or, en entreprise, les RH et le SI ne détiennent que la moitié des connaissances pour mener à bien la digitalisation de la fonction RH. Par exemple, alors que la digitalisation expose davantage aux risques de cybersécurité, un expert en numérique maîtrise davantage les questions liées à la protection des données.

Embauche, portage salarial, quelles options pour opérer la transformation digitale RH ?

Comme toute transformation importante, la mise en place d’un nouveau système digital RH, appelé SIRH, doit se faire en concertation et suivre une stratégie. La co-création permet d’éviter les erreurs en imaginant un système qui corresponde aux besoins réels des utilisateurs et puisse s’intégrer aux autres outils numériques dans l’entreprise.

Seulement, ce type de chantier est chronophage s’il doit être mené en parallèle des tâches du quotidien pour le service RH ou le SI. De nombreuses entreprises choisissent donc de faire appel à un spécialiste pour concevoir et mettre en place la démarche de digitalisation RH. L’une des options est l’embauche. Le spécialiste en transformation digitale de la fonction RH est intégré à l’équipe de l’entreprise le temps du projet. Il faut alors recruter une personne qui maîtrise parfaitement ce type de projet et est prête à accepter d’être embauchée en CDD. Cela implique par ailleurs que le projet soit totalement terminé et que la transmission à l’équipe interne ait été faite avant la fin de son contrat de travail.

Le recours à un prestataire extérieur en portage salarial est une solution plus flexible. Le consultant spécialiste du SIRH, qui cumule les compétences du consultant RH et du consultant digital est capable de prendre en charge le projet dans son ensemble.

Quels sont les apports du prestataire en portage salarial pour la digitalisation des RH ?

Un consultant en portage salarial est un travailleur indépendant qui a choisi un statut alternatif à l’entrepreneuriat. Il est salarié d'une organisation appelée entreprise de portage salarial (EPS) qui joue le rôle d’intermédiaire entre l’indépendant et son client. Du côté de l’entreprise cliente, l’EPS s’occupe de la contractualisation et de la facturation. Elle prend aussi en charge les aspects administratifs et fiscaux découlant de l’activité du salarié porté, qui se consacre à 100 % à son métier.

Pour l’entreprise cliente, faire appel à un salarié porté présente de nombreux avantages :

• Contrairement au salarié classique, il n’est pas comptabilisé dans les effectifs de l’entreprise cliente.

• Il s’agit d’une personne qui a déjà de l’expérience de terrain. Grâce à sa connaissance de ce type de projet, le consultant en portage salarial adopte rapidement une vision d’ensemble du projet.

• Son statut lui permet d’être flexible, il peut travailler sur la mission à temps plein ou à temps partiel, sur une durée décidée avec le client.

• Un indépendant en portage salarial peut aussi intervenir sur un aspect très spécifique du projet, pour combler un besoin en compétences digitales par exemple.

• Comme il a choisi sa mission, il est motivé et réellement engagé dans son travail.

• Un salarié porté est un consultant très qualifié qui bénéficie, de plus, du programme de formation de la société de portage salarial.

Contacter votre société de portage salarial, Quorélations, pour discuter de vos besoins en matière de digitalisation RH et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette démarche.