Freelance : comment gérer impayés, délais de paiement et pénalités de retard ?

Qu’est-ce qu’un impayé, un délai de paiement et des pénalités de retard ?

Le terme d’impayé fait référence à une situation dans laquelle un client n’a pas réglé une somme due à son fournisseur de bien ou de service dans les délais de paiement prévus. En termes techniques, il s’agit d’une créance qui n’a pas été honorée par son débiteur.

Le délai de paiement est la durée dont dispose le client pour payer la prestation à partir de la date d’émission de la facture ou de la remise du livrable. Il existe un délai de 30 jours fixé par la loi qui peut être étendu si les deux parties le souhaitent.

En accord avec la loi, des pénalités de retards et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’appliquent en cas d’impayé. Leur montant est encadré par la loi.

Les risques d’impayés chez les freelances

Les freelances n’échappent pas au phénomène d’impayés et de retard de paiement. Selon une enquête Coface de 2023[1], la catégorie d’entreprise TPE (très petites entreprises) accorde les délais de paiements les plus courts. 35 % demandent à être payées dans les 30 jours, alors qu’un délai aussi court n’est réclamé que par 10 % des autres types d’entreprises. On peut associer ce chiffre à une tendance des freelances à disposer de fonds de roulement limités.

Ce sont aussi les TPE qui ont été les plus nombreuses à observer une augmentation de la durée des retards de paiement entre 2022 et 2023. Parallèlement, le taux de défaillance d’entreprises a retrouvé son taux d’avant covid et l’a même dépassé durant plusieurs mois courant 2023. Or, la première cause d’impayé est liée aux difficultés financières des clients.

La cause d’un impayé étant souvent liée à la solvabilité du client, il est recommandé de vérifier ce point avant de s’engager. L’entreprise cliente peut aussi souffrir d’une mauvaise gestion administrative en interne : la facture a été égarée voire oubliée au cours des échanges entre la comptabilité et la personne qui a fait appel au prestataire. Il peut aussi arriver que le livrable ne soit pas validé par le client ou que le projet soit abandonné en cours de route. Enfin, la facture peut ne pas être suffisamment précise.

[1] Coface, Enquête de paiement France 2023 : Des retards de paiement plus longs et plus fréquents, les petites entreprises en première ligne

Comment prévenir les impayés ?

• Vérifier la solvabilité du client : avant de signer avec un nouveau client, assurez-vous de sa situation financière. En tant que société de portage salarial, nous nous chargeons d’effectuer cette vérification pour le freelance.

• Établir un contrat qui précise des éléments tels que : les dates de la mission, le délai de paiement, les pénalités de retard…

• Respecter les règles légales pour établir vos factures en prenant soin d’inclure les mentions obligatoires des factures.

• Faire des points de pilotage réguliers avec le client afin de s’assurer que le projet soit toujours viable et que la prestation corresponde bien aux attentes.

• Valider les points à facturer avant envoi de la facture.

• Ne pas hésiter à demander un acompte, qui peut représenter entre 20 et 30 % du total, une pratique très répandue.

Zoom sur les délais de paiement

Dans le cas des relations entre professionnels, la loi a fixé le délai de paiement par défaut à 30 jours à partir de la fin de la prestation ou à réception des marchandises. Un accord entre le client et son fournisseur peut modifier ces conditions, le délai peut aller jusqu’à 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.

Un contrat entre les parties peut aussi fixer un délai de 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture, les modalités de calcul doivent alors être précisées dans le document.

Il existe quelques cas spécifiques prévus par la loi, principalement dans le commerce alimentaire, à retrouver sur le site economie.gouv. Un délai peut aussi être mis en place pour que le client puisse vérifier la conformité du livrable.

Le fonctionnement des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire

Les pénalités de retard s’appliquent pour chaque jour de retard de paiement. L’indemnité forfaitaire s’applique une seule fois pour chaque facture impayée.

Le taux minimum des pénalités de retard est évolutif, il est indexé au taux directeur de la banque centrale européenne. Au premier semestre, il correspond au taux directeur de la BCE au 1er janvier de l’année en cours auquel on ajoute 10 %, ce qui donne 14,5 % au premier semestre 2024. Au deuxième semestre, le calcul correspond au taux de la BCE au 1er juillet auquel on ajoute 10 %.

Ces montants sont détaillés sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur. Pour information, les CGV sont fournies à la demande du client lorsqu’il s’agit d’une transaction entre professionnels.

Que faire en cas d’impayé ?

Légalement, les pénalités de retard peuvent être appliquées sans avoir fait un rappel de paiement auprès de son client. Cependant, la relance reste un moyen efficace pour être payé, même en retard.

Il existe trois niveaux dans les relances suite à un impayé :

• La relance amiable prend la forme d’un appel téléphonique, d’un email ou d’une visite dans les locaux du client. La relance amiable peut aller jusqu’à l’envoi de courrier avertissant d’une prochaine mise en demeure.

• La mise en demeure pour facture impayée reste une procédure amiable, mais pourra être utilisée en cas de recours juridique. Cette lettre recommandée avec avis de réception reprend tous les éléments de la facture impayée et comprend un nouveau délai de paiement.

• Le recours judiciaire est une procédure complexe, qui nécessite la plupart du temps de faire appel à un avocat.

La dernière étape peut être difficile à mettre en place pour un travailleur non salarié, qui gère seul les aspects administratifs de son activité en parallèle de son métier. Le recours au portage salarial permet de s’affranchir de ces procédures puisque l’entreprise de portage salarial (EPS) s’en charge.

Le portage salarial avec Quorélations, un cadre sécurisant face aux impayés

Chez Quorélations, nous offrons un accompagnement personnalisé à nos portés et prenons en charge tous les aspects administratifs liés à leur activité :

• Nous vérifions systématiquement la solvabilité de l’entreprise cliente.

• Nous pouvons relire la proposition commerciale du porté ou l’accompagner dans sa finalisation. Nous veillons à ce que ce document, essentiel pour obtenir un paiement en cas de redressement judiciaire du client, soit conforme et efficace.

• 15 jours après avoir envoyé la facture, nous contactons le client pour nous assurer qu’il l’a bien reçue et pour demander la date de paiement prévue.

• Nous versons le salaire des portés, basé sur le minimum défini par la convention collective de portage salarial, avant d’avoir perçu le paiement du client, qui se fait souvent à 60 jours.

Pour conclure, si le statut de freelance comporte des risques, il est plus facile de les maîtriser en choisissant le portage salarial. Ce statut offre aussi une sécurité financière face aux événements de la vie en donnant accès à des droits au chômage, aux congés payés, à la cotisation retraite, à une responsabilité civile professionnelle, à une prévoyance…

Prenez contact avec nous pour toute question concernant le statut.